Matriky – seznamy pro život i smrt (část 4)

Kubánek Miroslav 29.10.2015 07:32:38

Článek je čtvrtým a posledním pokračováním pojednání o matričním právu a zabývá se vyhláškou č. 207/2001 Sb., která provádí zákon o matrikách. Článek pojednává o technice vedení matričních knih, postupech při úkonech matričních úřadů a nakonec krátce seznamuje s vedením rejstříku a předávání matričních dokumentů k archivaci.

Vážení přátelé. V posledním článku této série opustíme oblast „zákonné“ úpravy a vstoupíme do prováděcí vyhlášky k zákonu o matrikách (zákon č. 301/2000 Sb.), do vyhlášky Ministerstva vnitra ČR č. 207/2001 Sb. (dále jen „vyhláška“). Vyhláška patří mezi ty vskutku užitečné, neboť je matričním úřadům skutečným pomocníkem.

Upravuje především rozdělení matričních úřadů a jejich správních obvodů (§ 1, příloha č. 1 a příloha č. 4 = registrující matriční úřady), a nabízí celou řadu vzorů matričních tiskopisů (příloha č. 2), přičemž mnohé z těchto tiskopisů mají charakter přísně zúčtovatelných tiskopisů (§ 2a).

V našem pojednání se nebudeme věnovat způsobu a postupu ověřování způsobilosti matrikáře (§ 35 – § 37), ani postupu při provádění zápisů do zvláštní matriky (§ 38 – § 39), neboť to není naším cílem. Pro každodenní práci matrikářů „běžných“ matričních úřadů jsou však nepochybně důležitá další ustanovení vyhlášky o úředních postupech.

Nejprve zde najdeme problematiku techniky vedení matričních knih. Matriční knihu tvoří matriční tiskopisy svázané do svazků, které obsahují předem číslované matriční listy, přičemž svazek matriční knihy má maximálně 300 matričních listů. Matriční úřad vede matriční knihy podle obcí. Další podrobnosti upravuje § 3 vyhlášky.

Zápis do matriční knihy se provádí vlastnoručně (samozřejmě čitelně) dokumentním inkoustem, přičemž nevyplněné části či oddíly matričního listu se proškrtnou způsobem podle § 4 odst. 2 vyhlášky. § 5 a § 6 vyhlášky pak upravuje další technikálie. Vynechaný matriční list se přeškrtává čarou napříč s doložkou „omylem vynecháno“ a s datací, chybný zápis se přeškrtne obdobně s poznámkou o zrušení v oddíle Dodatečné záznamy a opravy. Zároveň se uvede správný údaj podle § 12 vyhlášky. § 9 a § 10 vyhlášky upřesňují, jak se označuje místo matriční události. V zápisech lze používat i zkratky, ovšem pouze jsou-li běžné a nikdy u jména, rodinného stavu či názvu obce. Dodatečný matriční zápis se provádí v ročníku matriční knihy, v němž událost nastala, případně (pro nedostatek místa) postupem podle § 14 odst. 3 vyhlášky, nejčastěji do matriční knihy nejbližšího následujícího ročníku. Dodatečný záznam se provede u zápisu, k němuž náleží, do oddílu „Dodatečné záznamy a opravy“, či na vlepený list papíru způsobem podle § 15 odst. 2 vyhlášky.

Po této, technické, části vyhlášky následuje část zabývající se jednotlivými postupy.

Postup při zapisování do matričních knih.

Zápis narození se provádí v příslušném matričním listu knihy narození na základě a podle oznámení, včetně souhlasného prohlášení o otcovství a o užívání příjmení ženy. Vícečetné porody se zapisují v časovém pořadí narození dětí pod pořadovými čísly. Provádí se také zápis mrtvého dítěte, s vyznačením, že jde o mrtvé dítě. V případě dítěte nezjištěné totožnosti se provede ověření, zda již dítě nebylo zapsáno, a pokud ne, zapíší se údaje o nalezení s popisem dítěte a odhadem pravděpodobného věku.

Zápis manželství se provádí v příslušném matričním listu knihy manželství, případně s uvedením rozhodnutí soudu k uzavření manželství zmocněncem, o povolení uzavřít manželství nezletilému, a s uvedením vysvědčení o způsobilosti uzavřít manželství (či rozhodnutí soudu o prominutí této skutečnosti) a osvědčení o splnění požadavků k uzavření církevního sňatku. Obdobně se provede zápis o partnerství.

Zápis úmrtí se provádí vyplněním matričního listu v knize úmrtí. U osoby nezjištěné totožnosti se v oddíle „Záznamy a opravy před podpisem“ uvedou další okolnosti podle § 23 vyhlášky, včetně ověření existence zápisu v knize narození u nalezeného mrtvého novorozence.

Postup při vydávání rodných listů, oddacích listů, dokladů o partnerství, úmrtních listů, potvrzení a doslovných výpisů z matričních knih.

Uvedené matriční doklady se vydávají pouze z uzavřeného zápisu a na předepsaném tiskopisu. V případě výpisů z matričních knih se údaje o skutečnostech v dokladu uvádějí podle stavu ke dni vydání výpisu. Potvrzení o zapsaných údajích se vydávají na základě žádosti a za splnění podmínek podle § 25 odst. 1 vyhlášky, a musejí obsahovat náležitosti podle § 25 odst. 2 vyhlášky. Doslovný výpis se vydává na základě žádosti osob uvedených ve vyhlášce, a to za podmínek stanovených v § 25 odst. 3 vyhlášky.

Mají-li se matriční doklady zasílat do ciziny, děje se tak za podmínek podle § 26 vyhlášky.

Obecné podmínky pro vedení sbírky listin a nahlížení do ní.

Listiny tvořící sbírku listin podle § 8 zákona o matrikách se označují číslem zápisu, matričního listu, svazku a ročníku matriční knihy, přičemž se sbírka listin ukládá na bezpečné místo mimo matriční knihu. § 27 odst. 2 vyhlášky stanoví úkoly úřadu s rozšířenou působností či krajského úřadu v této oblasti a § 27 odst. 3 upravuje vzájemné povinnosti matričního úřadu a těchto úřadů. K nahlížení do sbírky listin se předkládá pouze ta část, která se vztahuje k dané matriční události, potvrzení o údajích vedených ve sbírce listin obsahují náležitosti podle § 28 vyhlášky.

Postup při vydávání osvědčení pro uzavření církevního sňatku, vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství a vysvědčení o právní způsobilosti ke vstupu do partnerství.

Osvědčení vydává matriční úřad o tom, že jsou splněny požadavky občanského zákoníku (§ 666 odst. 1 z. č. 89/2012 Sb.), a to na základě žádosti snoubenců po předložení dokladů k uzavření manželství podle zákona o matrikách (§ 32 – § 37). Vysvědčení o způsobilosti k uzavření manželství vydává matriční úřad po ověření splnění podmínek, a to na základě písemné žádosti snoubence po předložení dokladů k vydání vysvědčení podle zákona o matrikách (§ 46). V případě partnerství se postupuje obdobně.

Postup při zápisu oznámení o užívání příjmení po rozvodu.

Oznámení o přijetí původního příjmení se činí u kteréhokoli matričního úřadu, a to

• ústně do protokolu,
• písemně.

Skutečnosti pak ověří matriční úřad postupem podle § 31 odst. 2 vyhlášky (ten, u nějž je manželství zapsáno), či § 31 odst. 3 vyhlášky (ten, u nějž manželství zapsáno není). Matrikář matričního úřadu, u nějž bylo oznámení učiněno, pak vydá oznamovateli potvrzení o užívání příjmení po rozvodu. Matrika, která přijala oznámení a není matrikou, u níž je zapsáno manželství, postoupí oznámení s doklady příslušnému matričnímu úřadu a vyznačí skutečnost ve vlastní evidenci. § 32 odst. 3 vyhlášky upravuje případ, kdy bylo manželství uzavřeno v cizině.

Postup při uvádění příjmení žen v matričních knihách a na matričních dokladech.

Žádost o uvedení příjmení v mužském tvaru se podává u kteréhokoli matičního úřadu a možnost není časově nikterak omezena. Podklady potřebné pro zápis upravuje § 33 odst. 2 vyhlášky. Matrika, která přijala žádost a není matrikou, u níž je zapsána matriční událost, postoupí oznámení s doklady příslušnému matričnímu úřadu a vyznačí skutečnost ve vlastní evidenci. Postup matrikáře při realizaci matričního zápisu upravuje § 34 odst. 2 a 3 vyhlášky.

Nakonec je nutno připomenout, že vyhláška upravuje také postupy při vedení rejstříku a pro předání dokumentů k archivaci.

Vedení rejstříku (§ 16).

Rejstřík se vede na konci každého svazku matriční knihy, u matriční události vždy odkazem na matriční knihu. Pro více svazků jedné matriční knihy v kalendářním roce lze vést společný rejstřík. Podobu a rozvržení zápisů mužů a žen a dalších zápisů v rejstříku upravuje uvedené ustanovení vyhlášky v odst. 2, změny v odst. 3, a nakládání s chybami v odst. 4.

Archivace (§ 40 – § 41)

Matriční úřad předává matriční knihy po uplynutí lhůty stanovené pro jejich uložení příslušnému státnímu oblastnímu archivu uvedenému v příloze č. 3 vyhlášky vždy v průběhu prvního čtvrtletí následujícího roku po ověření vedení sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy. Úkoly úřadu s rozšířenou působností či krajského úřadu v této oblasti jsou upraveny v § 40 odst. 2 vyhlášky.

O předání k archivaci vyhotoví matrikář trojmo předávací protokol, v němž se uvede druh matriční knihy, obec, pro kterou se matriční kniha vedla, pořadové číslo svazku a počáteční a konečný den zápisu. Jedno vyhotovení předávacího protokolu patří archivu, druhé po potvrzení archivem do spisové dokumentace matričního úřadu a třetí úřadu s rozšířenou působností (či krajskému úřadu). Další úkoly úřadu s rozšířenou působností či krajského úřadu stanoví vyhláška v § 41.

Vážení přátelé, tímto textem se spolu loučíme poté, co jsme společně absolvovali rozbor otázek správního řádu, přestupků a matrik. Věřím, že naše společné chvíle nebyly pro Vás ztrátou času a přeji Vám do vaší práce i do života vše dobré.